Innehåll: Bokföringsfrid (redovisningsbyrå i Göteborg). Uppdaterad .
Börja med kompletta löneunderlag
Samla uppgifter om arbetad tid, frånvaro, ersättningar och eventuella förmåner för den period som ska hanteras. Bestäm vem som lämnar uppgifterna och när de ska vara kontrollerade. Anställningsvillkor och beslut om förändringar behöver finnas tillgängliga för den som gör beräkningen.
En gemensam brytpunkt gör det lättare att se vad som ingår i körningen. Markera kompletteringar och sena ändringar så att de går att följa. Om samma uppgift kommer från flera håll behöver någon kontrollera vilken version som gäller.
Skilj på bruttolön, nettolön och arbetsgivarens kostnad
Bruttolönen (exempelvis BAS-konto 7010 eller 7210) är utgångspunkten före skatteavdrag. Nettolönen är det belopp som betalas ut från företagskontot (1930) efter avdragen preliminärskatt (konto 2710) och andra justeringar i löneberäkningen. Arbetsgivaravgifter (normalt 31,42 procent på konto 7510 mot skuldkonto 2731) samt semesterlöneskuld (2920/7090) behöver också bokföras. Därför går det inte att stämma av hela lönehanteringen enbart genom att kontrollera bankens löneutbetalning.
Jämför beräkningen med underlaget och tidigare beslut innan utbetalningen godkänns. En ovanlig avvikelse kan ha en naturlig förklaring, men förklaringen behöver finnas dokumenterad. Använd aktuella skattetabeller och regler för den person och ersättning som beräkningen avser.
Arbetsgivardeklarationen följer utbetald ersättning
Som huvudregel redovisar en arbetsgivare lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter månaden efter utbetalningen. Uppgifter lämnas för respektive betalningsmottagare. Kontrollera företagets förutsättningar och aktuell deklarationsdag hos Skatteverket i stället för att återanvända ett gammalt datum.
Stäm av deklarationen mot löneunderlaget innan den skickas och spara kvittensen. Om en uppgift behöver rättas i efterhand ska rättelsen kunna följas tillbaka till den månad och person som berörs. Skatteverket beskriver hur en redan lämnad arbetsgivardeklaration rättas.
Stäm av bokföringen mot löner och skattekonto
Kontrollera att löneunderlaget, utbetalningen och bokföringen beskriver samma körning. Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter behöver hållas ihop med det som ska betalas och rapporteras. Följ upp kvarvarande poster i stället för att bara kontrollera att en total ser rimlig ut.
Dokumentera vem som har kontrollerat körningen och vilka frågor som återstår. Vid en överlämning ska nästa person kunna hitta beräkningen, bankhändelsen och rapporteringsunderlaget. En sådan rutin gör det också lättare att svara på en fråga från en anställd.
Spara materialet så att rätt personer hittar det
Löneunderlag innehåller personuppgifter. Bestäm var materialet ska lämnas och vilka som behöver tillgång till det. Skicka inte lönespecifikationer eller andra känsliga uppgifter i ett allmänt kontaktformulär. Ordna i stället en lämplig överlämning inom ramen för uppdraget.
Håll ihop den godkända versionen av underlaget med bokföringsmaterial och kvittens. När en ändring görs bör både orsaken och den nya versionen gå att följa. Se över rutinen när företaget får fler anställda eller ändrar sitt lönesystem.
Checklista för underlagen
- Period, anställningsvillkor och godkända ändringar
- Tid, frånvaro, ersättningar och förmåner
- Kontrollerad löneberäkning och utbetalningsunderlag
- Avstämning mot bokföring och arbetsgivardeklaration
- Kvittens, rättelser och ordnad förvaring av underlagen
Fortsätt med löpande bokföring, redovisning för företag, moms och skatt och bokslut och årsredovisning. I kunskapsbanken finns även lönehantering, bokföring i ideell förening, bokföring i enskild firma, årsbokslut i enskild firma, NE-bilaga och momsdeklaration.
Källor: Skatteverket: lämna arbetsgivardeklaration · Skatteverket: information för arbetsgivare.