Innehåll: Bokföringsfrid (redovisningsbyrå i Göteborg). Uppdaterad .
Kontrollera vilka regler föreningen omfattas av
En ideell förening som bedriver näringsverksamhet är alltid bokföringsskyldig. Skyldighet kan även följa av andra förutsättningar. Föreningen behöver därför börja med att bedöma sin verksamhet mot bokföringslagen och Bokföringsnämndens vägledning.
Att föreningen har ett ideellt ändamål besvarar inte ensamt frågan om hur redovisningen ska ordnas. Samla uppgifter om verksamheten och tidigare redovisning innan ni väljer arbetssätt. Beslutet behöver gå att förstå även för den som senare tar över ekonomiarbetet.
Låt varje post gå att följa till ett underlag
En bokföringsskyldig förening ska bokföra affärshändelser löpande och ha verifikationer till bokföringsposterna. Samla fakturor, kvitton och bankunderlag i en ordning där det går att hitta handlingen bakom respektive post.
Skriv en förklaring när ett underlag inte visar sammanhanget tydligt. En betalning kan exempelvis behöva kopplas till ett beslut, en aktivitet eller ett avtal. Undvik att samma kostnad registreras från både kvittot och bankens transaktionslista utan att underlagen kopplas ihop.
Håll isär aktiviteter och följ upp bidrag
Medlemsavgifter, gåvor, bidrag och försäljning behöver kunna följas i föreningens redovisning. Om föreningen vill följa en viss aktivitet kan en tydlig märkning av underlagen hjälpa. Bestäm hur märkningen ska göras innan materialet lämnas till den som bokför.
Spara villkor och beslut som hör till ett bidrag. Jämför utbetalningar och användning med det underlag föreningen ska kunna redovisa till bidragsgivaren. Den praktiska uppföljningen behöver anpassas efter villkoren i det aktuella beslutet; alla bidrag har inte samma krav.
Stäm av banken och fördela ansvaret
Jämför bankens händelser med bokföringen regelbundet. Följ upp saknade kvitton och betalningar som ännu inte kunnat förklaras. En avstämning blir lättare att lämna över när det tydligt framgår vilken period som är kontrollerad och vilka frågor som återstår.
Bestäm vem som godkänner utbetalningar, vem som bokför och hur styrelsen får ekonomisk uppföljning. Rutinen bör också beskriva hur behörigheter och material lämnas över när någon slutar. Då blir ekonomiarbetet mindre beroende av att en viss person minns hur allt har gjorts.
Förbered årets avslut och förvara materialet ordnat
En bokföringsskyldig förening ska avsluta varje räkenskapsår med ett förenklat årsbokslut, ett årsbokslut eller i vissa fall en årsredovisning. Valet behöver prövas mot föreningens förutsättningar. Räkenskapsinformationen ska arkiveras ordnat och säkert i sju år enligt gällande regler.
Inför avslutet är det bra att samla avstämningar, obetalda fakturor och dokumenterade frågor på samma ställe. Bestäm vem som kompletterar materialet och när genomgången ska göras. Håll bokföringsunderlagen åtskilda från lösa arbetskopior så att den slutliga redovisningen går att följa.
Checklista för underlagen
- Bedömning av föreningens bokföringsskyldighet
- Kvitton, fakturor, bankunderlag och relevanta beslut
- Villkor och uppföljningsunderlag för eventuella bidrag
- Dokumenterade avstämningar och kvarstående frågor
- Plan för årets avslut, arkivering och överlämning
Fortsätt med löpande bokföring, redovisning för företag, moms och skatt och bokslut och årsredovisning. I kunskapsbanken finns även lönehantering, bokföring i ideell förening, bokföring i enskild firma, årsbokslut i enskild firma, NE-bilaga och momsdeklaration.
Källor: Bokföringsnämnden: ideella föreningar · Bokföringsnämnden: arkivering.