Faktakontrollerad av Bokföringsfrid AB (Herkulesgatan 1, Göteborg)
För att bokföra Klarnas avräkningsnota i Fortnox registrerar du först kundordern som en fordran i debet på BAS-konto 1580 och försäljningen i kredit på konto 3001 samt utgående moms på konto 2611. När Klarna betalar ut pengarna debiterar du företagskonto 1930 med nettobeloppet, debiterar konto 6570 med Klarnas avgift och krediterar konto 1580 med hela bruttobeloppet.
Varför stämmer inte Klarnas utbetalning med butikens försäljning?
Många e-handlare som säljer via Shopify eller WooCommerce tittar först på insättningen på företagskontot. Där syns bara en klumpsumma som är lägre än veckans försäljning i webbutiken. Orsaken är att Klarna håller inne utbetalningen i några dagar, drar sin transaktionsavgift direkt och kvittar eventuella returer från tidigare veckor innan pengarna skickas till banken.
Enligt Bokföringsnämndens vägledning om löpande bokföring får du inte kvitta intäkter mot kostnader genom att bara bokföra nettoinsättningen på banken. På Bokföringsfrid AB i Göteborg löser vi detta genom att skilja på försäljningstillfället och betalningstillfället i vår hjälp med Klarna-bokföring. Mellanskillnaden vilar på avräkningskonto 1580 tills avräkningsnotan från Klarna Merchant Portal är utbetald.
Vilka BAS-konton används för Klarna i Fortnox?
Anta att din webbutik säljer varor i Sverige för 10 000 kronor inklusive 25 procent moms under vecka 40. Veckan därpå skickar Klarna en avräkningsnota där de drar 350 kronor i avgift och betalar ut 9 650 kronor till företagskontot. Så här ser konteringen ut i två steg:
| Steg och händelse | BAS-konto | Kontonamn | Debet (kr) | Kredit (kr) |
|---|---|---|---|---|
| Steg 1: Order i webbutiken | 1580 | Fordringar kontokort och kuponger (Klarna) | 10 000 | 0 |
| Steg 1: Momspliktig varuförsäljning | 3001 | Försäljning varor inom Sverige, 25 % moms | 0 | 8 000 |
| Steg 1: Utgående svensk moms | 2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 0 | 2 000 |
| Steg 2: Utbetalning enligt avräkningsnota | 1930 | Företagskonto / affärskonto | 9 650 | 0 |
| Steg 2: Klarnas transaktionsavgift | 6570 | Bankkostnader / betalningsavgifter | 350 | 0 |
| Steg 2: Nollställning av Klarna-fordran | 1580 | Fordringar kontokort och kuponger (Klarna) | 0 | 10 000 |
Efter steg 2 är saldot på konto 1580 noll kronor för just de order som ingick i utbetalningen. Samtidigt redovisas hela omsättningen på 8 000 kronor och den utgående momsen på 2 000 kronor korrekt i momsdeklarationen till Skatteverket.
Hur hanterar man returer och skuld över månadsskiftet?
Det vanligaste felet uppstår vid månadsskiften och årsbokslut. Köp som kunderna gör den 28 till 31 oktober betalas normalt ut av Klarna först i början av november. Om du stämmer av balansräkningen per den 31 oktober ska det utgående saldot på BAS-konto 1580 exakt motsvara de order som sålts i oktober men ännu inte betalats ut.
Görs en retur efter att första utbetalningen redan nått bankkontot drar Klarna av returbeloppet i nästa avräkningsnota. Om du har många returer eller kombinerar Klarna med kortbetalningar i samma kassa är det klokt att samla hela flödet under vår löpande e-handelsbokföring och se våra fasta månadspriser.
Vanliga frågor om att bokföra Klarna
Vilken rapport i Klarna Merchant Portal ska sparas som bokföringsunderlag?
Du ska ladda ner avräkningsnotan (Settlement Report) som både PDF och CSV från Klarna Merchant Portal. Avräkningsnotan innehåller den betalningsreferens som matchar raden på företagets bankkonto 1930 samt specifikation av samtliga order, returer och avgifter i utbetalningen.
Är det moms på Klarnas transaktionsavgifter?
Det beror på vilken del av Klarnas tjänst avgiften avser. Rena betaltjänster och kreditförmedling är normalt undantagna från moms enligt mervärdesskattelagen, medan vissa administrativa eller tekniska tilläggstjänster kan ha 25 procent moms specificerad på Klarnas underlag. Kontrollera alltid vad som står på respektive avräkningsnota.
Kan konto 1580 vara negativt vid månadsskiftet?
Ja, konto 1580 kan tillfälligt visa ett kreditsaldo om du har haft fler återbetalningar och returer i slutet av månaden än nya beställningar. Saldot måste dock alltid kunna styrkas mot obetalda returer och kommande avräkningsnotor i månadsavstämningen.
Läs även vår guide om Shopify Payments i Fortnox, OSS-moms och 99 680 kr-gränsen inom EU samt momsdeklaration för företag och alla guider i kunskapsbanken.